Si eres autónomo o tienes una pyme seguro que estás familiarizado con las facturas. A pesar de que la facturación es un proceso relativamente sencillo, no es tan raro cometer errores cuando el volumen de facturas es considerable.
Para que no tengas ningún problema con tus facturas y tus trámites con la Administración no te supongan ningún tipo de problema en nuestra asesoría contable Barcelona podemos ayudarte.
Por otro lado, si has cometido algún tipo de error en tu facturación, no te preocupes, para eso existen las facturas rectificativas.
Se puede modificar una factura emitida
Una factura emitida no se puede rectificar. Que las facturas no se puedan modificar es la propia razón que sirve para justificar la existencia de las facturas rectificativas, ya que son perfectas para corregir los errores por si te has equivocado a la hora de emitir una factura normal.
Son muchas las razones por las cuales una factura emitida no se puede rectificar. En primer lugar, no se pueden modificar para no alterar los registros contables. Las facturas son documentos contables oficiales, por lo que si se modifican se pueden generar inconsistencias dentro de la propia información financiera de la empresa.
Otra razón es la trazabilidad. Cada operación en la que hay una factura de por medio debe contar con un registro claro y conciso. Si se modifica la factura se puede alterar la trazabilidad de las operaciones.
Finalmente, es una cuestión de normativa. Existen procedimientos contables y financieros específicos para corregir los errores que se puedan dar en una factura y, como estamos viendo en este artículo, uno de esos procedimientos es a través de una factura rectificada.
Definición de factura rectificada
Las facturas rectificativas son un tipo de documento contable diseñado cuando la factura original necesita matizarse o modificarse. Los errores que pueden corregir una factura rectificada son de diversa índole, por lo que puede tratarse de equivocaciones en datos como el nombre que aparece en la factura o en porcentajes como pudiera ser el IVA.
Los errores más habituales suelen darse en los cálculos relacionados con los impuestos o a la hora de establecer el concepto de la factura. La factura rectificativa es la solución legal para corregir todas esas equivocaciones.
Cómo hacer una factura rectificada
Para llevar a cabo una factura rectificada lo primero que debes hacer es determinar con precisión el dato incorrecto. La factura rectificada tiene como propósito corregir los errores de una factura mal hecha, por lo que, si no hay errores, no tiene sentido hacer este tipo de factura.
Con el error identificado será el momento de crear una nueva factura en donde la asignarás un número único, ya que se trata de una nueva factura rectificada. Este número único debe permitir a la factura rectificada diferenciarse de las facturas ordinarias, por ejemplo, si quieres puedes añadir FR antes de la numeración para identificarla con facilidad.
En la factura rectificada deberás hacer una referencia clara al número de la factura que estás rectificando y, además, añadir el concepto de la rectificación. Después asegúrate que los datos del emisor y receptor sean los correctos, describe los cambios y calcula de nuevo el importe.
Es evidente que todos estos cambios variarán dependiendo de lo que vayas a rectificar, por lo que no existe una solución única. En algunos casos el cálculo será el mismo y solo hará falta cambiar el receptor, mientras que en otros los cambios pueden tener que ver con los impuestos.
Para finalizar la factura rectificativa indica la fecha de emisión y fírmala como si fuese una factura normal y corriente. Ya la puedes archivar.
Tipos de facturas rectificativas
Realmente no existe una clasificación oficial de facturas rectificativas, sin embargo, podemos diferenciarlas en dos grandes grupos, facturas rectificativas positivas y facturas rectificativas negativas. Veámoslas por separado.
Factura rectificativa positiva
La factura rectificativa positiva es la factura que se emite cuando se ha omitido algún concepto, se ha aplicado algún dato incorrecto o, en otros casos, se ha calculado mal el impuesto.
Esta factura es habitual cuando se ha olvidado facturar un artículo de más, se ha aplicado el IVA de forma incorrecta o se ha olvidado algún gasto adicional a la compra del producto que aparece reflejado.
Factura rectificativa negativa
Por el otro lado, la factura rectificativa negativa se lleva a cabo para corregir errores a la baja. Estas facturas son habituales cuando se ha facturado de más, se ha añadido un producto que no se ha comprado o hay un recargo indebido entre otras equivocaciones.
Requisitos factura rectificativa
En todas las facturas rectificativas debe figurar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que ha provocado el error en la factura original. Como hemos visto antes, deberán aparecer los datos de la factura original para que se pueda vincular con la factura rectificativa que se está llevando a cabo.
Diferencia entre factura rectificativa y abono
La principal diferencia que existe entre la factura rectificativa y el abono es su numeración. Mientras que la factura rectificativa se usa para rectificar errores de la factura original y cuenta con una numeración diferente a las facturas ordinarias, la factura de abono corrige a la factura original, sus importes son negativos, pero siguen la misma numeración que el resto de facturas ordinarias.
La factura rectificativa ya hemos visto antes en qué casos se puede aplicar. En el caso de la factura de abono, esta se puede utilizar cuando se devuelve una mercancía, cuando se aplica un descuento o cualquier otro tipo de situación en donde haya una disminución en el importe que figura en la factura a pagar.
Se puede modificar una factura rectificativa
De la misma forma que sucede con las facturas ordinarias, una factura rectificativa no se puede modificar. En el caso de que te hayas equivocado a la hora de crear una factura rectificativa la mejor solución es crear otra factura rectificativa que subsane el error de la anterior.
Las razones por las cuales no se pueden modificar las facturas rectificativas son las mismas que las de rectificar una factura ordinaria. Siempre que sea necesario llevar a cabo algún cambio se deberá documentar con la propia factura rectificativa pertinente y más adelante archivarla para que todos los cambios queden guardados y reflejados en la contabilidad de la empresa.
Modelo factura rectificativa
A la hora de elaborar una factura rectificativa deberán aparecer los siguientes requisitos:
- Título
- Motivo de la rectificación
- Identificar la factura rectificada
- Numeración propia de la factura rectificativa
El resto de requisitos que deben aparecer en la factura son los mismos que los de una factura ordinaria:
- Fecha de emisión
- Datos fiscales
- Datos fiscales del cliente
- Descripción del producto o servicio
- Fecha
- Tipo de IVA
- Retención IRPF e importe
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