Adapta les anàlisis a les particularitats del teu negoci.

En aquest article, vaig tractar 2 aspectes, 2 parts fonamentals relacionades amb les despeses del teu negoci:

1. Les despeses deduïbles del teu negoci: l’objectiu d’aquesta secció és donar-te informació, tenir una guia valuosa, sobre els tipus de despesa et pots deduir sense cap tipus de problema. Pots veure quin tipus de despeses són útils per reduir la teva càrrega fiscal.
2. L’estructura de despeses per al teu negoci: aquí et guiaré sobre com organitzar i planificar les teves despeses de manera eficient. Veurem com els col·loquem per categoria, prioritat i crear una estructura sòlida pragnitzar els teus recursos.

Jeff Bezos, durant els difícils primers anys d’Amazon, va anunciar als inversors que no esperava obtenir beneficis durant 4 o 5 anys. La seva visió i paciència van ser clau per a l’èxit continu de l’empresa.

Les despeses deduïbles del teu negoci

La visió a llarg termini i la paciència de Jeff Bezos van ser una de les claus per a l’èxit del seu negoci. En aquest mateix sentit has d’enfocar-te en el teu negoci, no només pensar en el curt termini. Per començar amb bon peu necessites tenir clar aquests aspectes: ✅ Entén què significa una Despesa Deduïble. ✅ Confirma que compleixes amb els requisits per evitar problemes amb Hisenda. ✅ Estableix uns pressupostos per tenir aquesta paciència d’obtenir beneficis en el teu negoci. Anem amb això, una despesa deduïble és aquella que, en estar relacionada amb la teva activitat econòmica, es pot deduir fiscalment. És el tipus de despesa que, si Hisenda ve de visita al teu negoci, no podrà reclamar res. Els requisits que s’ han de complir perquè una despesa sigui deduïble: ✅ Que estigui relacionada amb la teva activitat econòmica. ✅ Que estigui documentat o justificat a través de la factura o document de compra. ✅ Que estigui registrat comptablement en el respectiu llibre de compres i despeses. Un cop tenim clar el concepte vam continuar amb una llista de 12 despeses deduïbles que has de conèixer: 1️⃣ CONSUMS D’EXPLOTACIÓ: Mercaderies, matèries primeres, auxiliars, materials d’oficina, embalatges, envasos, etc.
2️⃣ SOUS I SALARIS dels teus treballadors.
3️⃣ SEGURETAT SOCIAL A CÀRREC DE L’EMPRESA: És la seguretat social que pagues pels teus treballadors. També s’inclou la quota dels TEUS AUTÒNOMS.
4️⃣ ALTRES DESPESES DEL PERSONAL: Inclou les despeses de formació, indemnitzacions, assegurances d’accidents, obsequis als teus treballadors (la cistella de Nadal, per exemple), plans de pensions o de previsió social.
5️⃣ ARRENDAMENTS I CÀNONS. Lloguers, subscripció a eines online o programes informàtics, lèasing, oficina de coworking…
6️⃣ REPARACIONS I CONSERVACIÓ. Només el relatiu a reparació i conservació de material existent, manteniment del web professional.
7️⃣ SERVEIS DE PROFESSIONALS INDEPENDENTS.

Es refereix als honoraris de professionals com advocats, notaris, consultors, assessors Col·legis professionals, etc.
8️⃣ ALTRES SERVEIS EXTERIORS. Es refereix a la contractació d’ altres serveis externs que no s’ inclouen en la categoria anterior: serveis bancaris, transport, relacions públiques, publicitat, màrqueting, subscripció a revistes professionals, esdeveniments i formacions, etc.
9️⃣ SUBMINISTRAMENTS del local on s’exerceix l’activitat (aigua, llum, telèfon), igual que la gasolina dels teus vehicles.
1️⃣0️⃣ TRIBUTS FISCALMENT DEDUÏBLES: Inclou l’IBI o l’Impost d’Activitats Econòmiques (IAE).
1️⃣1️⃣ DESPESES FINANCERES. Llevat dels que es derivin de l’ ús de capital propi.
1️⃣2️⃣ AMORTITZACIONS I PROVISIONS. Són despeses comptables, no relacionades amb un pagament en concret, sinó que fan referència a la pèrdua de valor d’un bé d’inversió (Amortització) o a la pèrdua de valor d’unes existències o mercaderies (provisió). La provisió també és aplicable en el cas d’ insolvència de deutors o clients. Shakira, Rafa Nadal I Marc Márquez, entre d’altres, han modificat el seu domicili a causa de decisions estratègiques per optimitzar les seves obligacions tributàries. En el nostre cas, en una escala més petita, també podem tenir en compte certs aspectes: Si ets autònom, tens molt en compte les despeses deduïbles del teu habitatge, si no tens local. ⚠️Cura amb aquest punt, és important que estigui registrat i documentat en hisenda com que una part de casa teva és el teu lloc de treball. Documéntalo en el model 036. Per aquest motiu pots deduir-te determinades despeses relatives als subministraments: ✅ Aigua. ✅ Llum. ✅ Internet. ✅ Telèfon. La deducció és del 30% de la despesa. No obstant això, aquest 30% no s’aplica sobre el total de la despesa, sinó que és proporcional. El 30% s’aplica sobre l’espai proporcional que li dediques a la teva activitat. Així, si dediques un 10% de l’espai del teu habitatge a la teva activitat, aquest 30% només s’aplicarà sobre el 10% de cadascuna de les despeses. Vaig aturar-me en un altre tipus de despesa que és important entendre, la despesa deduïble en els àpats. És vital comprendre com funcionen per aprofitar al màxim els seus beneficis en termes fiscals. 🍽️💡. Segons la revista alimentària,

El 77% de la població fa un àpat fora de casa diàriament – Revista Alimentària. et deixo l’enllaç.

Les dietes són despeses deduïbles: ✅ Això suposa una deducció d’un màxim de 26,67 € diaris; 48,08 € al dia si s’està a l’estranger. ✅En cas de pernoctació, els límits augmenten a 53,34 € a Espanya i 91,35 euros a l’estranger. Aquestes despeses són deduïbles, et preocupen que els seus costos hascendeixin massa. Els pagaments de dietes poden representar una despesa signiticativa, amb la qual cosa impacten en la teva rendibilitat. És aconsellable trobar un equilibri entre: ✅ El benestar dels teus empleats i la seva productibitat. ✅ Equilibrar la sostenibilitat del negoci. Els requisits per desgravar els teus àpats ✅Han de tenir lloc en establiments de restauració i hostaleria. ✅S’han d’abonar usant un mitjà electrònic de pagament (per targeta, mòbil, etc.).

No t’acceptaran els tiquets pagats en efectiu.

Abans d’endinsar-nos en la següent secció, parlem sobre les despeses relacionades amb el vehicle.

És probable que en el teu negoci comptis amb un vehicle vinculat a ell. Aquestes despeses poden generar controvèrsia i és important considerar alguns aspectes clau. 🚗💡 Hisenda considera que es pot deduir la totalitat de les despeses relacionades amb un vehicle (combustible, reparacions, assegurança, etc.) però només en determinades activitats. Aquestes són: ✅ Vehicles mixtos utilitzats en el transport de mercaderies. ✅ Vehicles per a la prestació de serveis de transport de viatgers mitjançant contraprestació. ✅ Els que presten serveis d’ ensenyament a conductors mitjançant contraprestació. ✅ Utilitaris usats per a proves, assaigs, demostracions o promoció de vendes. ✅ Turismes utilitzats en els desplaçaments professionals dels representants o agents comercials. Seria ideal que estiguis col·legiat com a agent comercial al col·legi professional corresponent a la teva província. ✅ Els vehicles usats en serveis de vigilància i seguretat. ⚠️En la resta d’activitats la despesa només és deduïble de l’IVA i un 50%. Tot i així, Hisenda pot reclamar-te un justificant que està afecte a la teva activitat.

L’estructura de despeses que ha de tenir el teu negoci

És bo fer un seguiment de les despeses del teu negoci, segur que et preocupa ✅ La seva rendibilitat✅
Eficiència
✅ La teva responsabilitat i control del negoci
✅ La incertesa de si fas correctament aquest seguiment. Et vaig donar una guia molt util per a aquest seguiment i classificar les teves despeses en funció de diversos paràmetres:

1. Categoria: són les despeses descrites anteriorment.

També se’ls pot anomenar despeses operatives a les quals garanteixen el funcionament adequat del teu negoci i que s’inclouen en el pressupost de l’exercici. En aquest apartat: ❌ No es contempla la inversió d’ una màquina, per exemple una fotocopiadora. ✔️ Sí que es té en compte les despeses de posar-la en funcionament, és a dir, els fulls de paper sí que són una despesa operativa.

2. Fixos vs Variables
3. – Fixos: No canvien, el que factures, com el lloguer, el salari base, la seguretat social… Aquestes despeses són inamovibles. Cada mes, sense importar les vendes, has de cobrir aquesta xifra. – Variables: varien en funció de la teva activitat, com les compres de mercaderies, les hores extres, publicitat…

Et vaig donar uns tipus per lidiar amb aquestes despeses: * Planifica les teves despeses fixes meticulosament, cada mes les has de cobrir perquè el teu negoci segueixi en peu. * Fes un seguiment de les teves despeses variables, que no es disparin i es mengin l’increment de facturació. Ajusta aquestes despeses segons les teves necessitats reals. * Troba un equilibri entre els 2 tipus de despeses, els 2 són inevitables i l’ideal és buscar una harmonia

3. Despeses innecessàries, aquelles que no són essencials perquè el teu negoci funcioni. El desitjable seria eliminar-les o reduir aquestes despeses supèrflues perquè el teu negoci funcioni i tingui més recursos disponibles.

Et vaig posar uns exemples:

• Publicitat, despeses en màrqueting que no estan ben orientades.

* Són campanyes en què no s’ ha estudiat correctament l’ objectiu que assolir. * On ets el teu equip per aconseguir uns objectius totalment diferents als objectius que marques en la campanya.

• Despeses de viatge i dietes descontrolades, sense sentit.

* Hi ha certes despeses que es poden evitar amb una videoconferència o una trucada. * En altres moments el millor per al negoci serà el desplaçament. Analitza en cada moment que és millor i el retorn d’aquesta despesa. Això t’ajuda a decidir.

• Eines tecnològiques innecessàries: no es tracta de fer una col·lecció de totes les eines que estan de moda, tot el contrari, tenir sempre les necessàries, les que han d’aportar al teu negoci, la resta elimína-les.

4. Priorització de Despeses: És molt important establir un % dels ingressos a destinar en les despeses, segons l’etapa del teu negoci i els teus objectius a curt i llarg termini.

Revisa regularment l’estructura de les teves despeses, ajusta les teves prioritats segons les circumstàncies del teu negoci i l’etapa per la qual estigui passant.

• Classifica les teves despeses en:

* Essencials: són les despeses necessàries per a l’activitat de la teva empresa, les despeses fixes que has de cobrir sí o sí.
* Rellevants: Es tracta de les despeses rellevants, però no crítiques, com ara màrqueting i desenvolupament de producte…
* Opcionals: són les despeses que es poden retallar, els innecessaris.

• Estableix prioritats en les despeses que et generen un impacte en els ingressos. Per exemple, té més prioritat les despeses de màrqueting que en una decoració excessiva de l’oficina.

La decoració, la imatge, és important, no cal descartar-la, sí gastar-hi en excés. L’estructura de costos et permet prendre decisions més encertades. Per exemple, si identifiques que certs costos són massa alts, podries buscar alternatives més eficients. Seguint amb l’exemple de la despesa de la decoració, sempre pots buscar una alternativa per tenir una bona imatge, enfocada als teus objectius i ben alineada contemplant les alternatives més eficients, reduint certs imports i així dotar de més recursos el teu negoci.

• Avalua el retorn (ROI):

En analitzar el retorn pots reduir la despesa que tingui un baix retorn, com per exemple un excés en la compra de material d’oficina. Pots automatitzar processos amb poc valor i així elimines aquest tipus de despeses, com per exemple: * Un sistema d’enviament automàtic de factures. * Tramesa de pressupostos automàtics a través d’un formulari en el qual el teu client introdueix les dades bàsiques. * Una eina que controli l’ inventari i eviti excessos o faltants. Mark Zuckerberg, fundador de Facebook diu “És millor intentar una cosa nova, veure que no funciona i aprendre d’això, que no fer res.” Pot ser que tinguis una estructura de despeses diferent a la que s’aconsella i que funcioni a les mil marors, cada negoci i sector són diferents. Pots comparar la teva estructura amb la qual es considera una estructura eficient i avaluar el seu impacte.

Conclusió:

✍🏻 Una estructura de despeses ben gestionada pot ajudar el teu negoci a sobreviure en temps difícils. En identificar i controlar les despeses supèrflues, estaràs enfortint la posició financera de la teva empresa i preparant-la per enfrontar qualsevol desafiament que pugui sorgir en el futur. ✍🏻 Recorda, analitzar la teva estructura de despeses no és només una tasca única, sinó un procés continu que ha de formar part de la gestió del teu negoci. En fer-ho, estaràs asseient les bases per a un creixement sostenible i una major rendibilitat. ✍🏻 El teu sou ja es té en compte en la partida de sous i salaris, segons la situació del teu negoci pot ser una opció deixar reserves i recursos en ell.