En este artículo, voy a tratar 2 aspectos, 2 partes fundamentales relacionados con los gastos de tu negocio:
- Los gastos deducibles de tu negocio: el objetivo de esta sección es darte información, tener una guía valiosa, sobre los tipos de gasto te puedes deducir sin ningún tipo de problema.Puedrás ver qué tipo de gastos son útiles para reducir tu carga fiscal.
- La estructura de gastos para tu negocio: aquí te guiaré sobre cómo organizar y planificar tus gastos de manera eficiente. Veremos como los colocamos por categoría, prioridad y crear una estructura sólida pra optimizar tus recursos.
Jeff Bezos, durante los difíciles primeros años de Amazon, anunció a los inversores que no esperaba obtener beneficios durante 4 o 5 años. Su visión y paciencia fueron clave para el éxito continuo de la empresa.
Los gastos deducibles de tu negocio
La visión a largo plazo y la paciencia de Jeff Bezos fueron una de las claves para el éxito de su negocio. En este mismo sentido tienes que enfocarte en tu negocio, no solo pensar en el corto plazo.
Para empezar con buen pie necesitas tener claro estos aspectos:
✅ Entiende qué significa un Gasto Deducible.
✅ Confirma que cumples con los requisitos para evitar problemas con Hacienda.
✅ Establece unos presupuestos para tener esta paciencia de obtener beneficios en tu negocio.
Vamos con ello, un gasto deducible es aquel que, al estar relacionado con tu actividad económica, puede deducirse fiscalmente.
Es el tipo de gasto que, si Hacienda viene de visita a tu negocio, no podrá reclamar nada.
Los requisitos que se tienen que cumplir para que un gasto sea deducible:
✅ Que esté relacionado con tu actividad económica.
✅ Que esté documentado o justificado a través de la factura o documento de compra.
✅ Que esté registrado contablemente en el respectivo libro de compras y gastos.
Una vez tenemos claro el concepto vamos a continuar con una lista de 12 gastos deducibles que debes conocer:
1️⃣ CONSUMOS DE EXPLOTACIÓN: Mercaderías, materias primas, auxiliares, materiales de oficina, embalajes, envases, etc.
2️⃣ SUELDOS Y SALARIOS de tus trabajadores.
3️⃣ SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA: Es la seguridad social que pagas por tus trabajadores. También se incluye la cuota de TUS AUTÓNOMOS.
4️⃣ OTROS GASTOS DEL PERSONAL: Incluye los gastos de formación, indemnizaciones, seguros de accidentes, obsequios a tus trabajadores (la cesta de Navidad, por ejemplo), planes de pensiones o de previsión social.
5️⃣ ARRENDAMIENTOS Y CÁNONES. Alquileres, subscripción a herramientas online o programas informáticos, leasing, oficina de coworking…
6️⃣ REPARACIONES Y CONSERVACIÓN. Solo lo relativo a reparación y conservación de material existente, mantenimiento de la web profesional.
7️⃣ SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES. Se refiere a los honorarios de profesionales como abogados, notarios, consultores, asesores Colegios profesionales, etc.
8️⃣ OTROS SERVICIOS EXTERIORES. Se refiere a la contratación de otros servicios externos que no se incluyen en la categoría anterior: servicios bancarios, transporte, relaciones públicas, publicidad, marqueting, subscripción a revistas profesionales, eventos y formaciones, etc.
9️⃣ SUMINISTROS del local donde se ejerce la actividad (agua, luz, teléfono), al igual que la gasolina de tus vehículos.
1️⃣0️⃣ TRIBUTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES: Incluye el IBI o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
1️⃣1️⃣ GASTOS FINANCIEROS. Salvo los que se deriven del uso de capital propio.
1️⃣2️⃣ AMORTIZACIONES Y PROVISIONES. Son gastos contables, no relacionados con un pago en concreto, sino que hacen referencia a la pérdida de valor de un bien de inversión (Amortización) o a la pérdida de valor de unas existencias o mercaderías (provisión). La provisión también es aplicable en el caso de insolvencia de deudores o clientes.
Shakira, Rafa Nadal Y Marc Márquez, entre otros, han modificado su domicilio debido a decisiones estratégicas para optimizar sus obligaciones tributarias.
En nuestro caso, en una escala más pequeña, también podemos tener en cuenta ciertos aspectos:
Si eres autónomo, ten muy en cuenta los gastos deducibles de tu vivienda, si no tienes local.
⚠️Cuidado con este punto, es importante que esté registrado y documentado en hacienda como que una parte de tu casa es tu lugar de trabajo. Documéntalo en el modelo 036.
Por este motivo puedes deducirte determinados gastos relativos a los suministros:
✅ Agua.
✅ Luz.
✅ Internet.
✅ Teléfono.
La deducción es del 30% del gasto. No obstante, ese 30% no se aplica sobre el total del gasto, sino que es proporcional. El 30% se aplica sobre el espacio proporcional que le dedicas a tu actividad.
Así, si dedicas un 10% del espacio de tu vivienda a tu actividad, ese 30% solo se aplicará sobre el 10% de cada uno de los gastos.
Voy a detenerme en otro tipo de gasto que es importante entender, el gasto deducible en las comidas. Es vital comprender cómo funcionan para aprovechar al máximo sus beneficios en términos fiscales. 🍽️💡.
Según la revista alimentaria, El 77% de la población hace una comida fuera de casa diariamente – Revista Alimentaria. 👈🏻 te dejo el enlace.
Las dietas son gastos deducibles:
✅ Esto supone una deducción de un máximo de 26,67 € diarios; 48,08 € al día si se está en el extranjero.
✅En caso de pernoctación, los límites aumentan a 53,34 € en España y 91,35 euros en el extranjero.
Estos gastos son deducibles, te preocupan que sus costes hasciendan demasiado. Los pagos de dietas pueden representar un gasto signiticativo, con lo que impactan en tu rentabilidad.
Es aconsejable encontrar un equilibrio entre:
✅ El bienestar de tus empleados y su productibidad.
✅ Equilibrar la sostenibilidad del negocio.
Los requisitos para desgravar tus comidas
✅Han de tener lugar en establecimientos de restauración y hostelería.
✅Se deben abonar usando un medio electrónico de pago (por tarjeta, móvil, etc.). No te aceptarán los tickets pagados en efectivo.
Antes de adentrarnos en la siguiente sección, hablemos sobre los gastos relacionados con el vehículo.
Es probable que en tu negocio cuentes con un vehículo vinculado a él. Estos gastos pueden generar controversia y es importante considerar algunos aspectos clave. 🚗💡
Hacienda considera que puedes deducirse la totalidad de los gastos relacionados con un vehículo (combustible, reparaciones, seguro, etc.) pero solo en determinadas actividades.
Estas son:
✅ Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
✅ Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
✅ Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación.
✅ Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
✅ Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales. Sería ideal que estés colegiado como agente comercial en el colegio profesional correspondiente a tu provincia.
✅ Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.
⚠️En el resto de actividades el gasto solo es deducible del IVA y un 50%.
Aun así, Hacienda puede reclamarte un justificante de que está afecto a tu actividad.
La estructura de gastos que debe tener tu negocio
Es bueno hacer un seguimiento de los gastos de tu negocio, seguro que te preocupa
✅ Su rentabilidad
✅ Eficiencia
✅ Tu responsabilidad y control del negocio
✅ La incertidumbre de si haces correctamente este seguimiento.
Te voy a dar una guía muy util para este seguimiento y clasificar tus gastos en función de diversos parámetros:
- Categoría: son los gastos descritos anteriormente.
También se les puede llamar gastos operativos a los que garantizan el funcionamiento adecuado de tu negocio y que se incluyen en el presupuesto del ejercicio.
En este apartado:
❌ No se contempla la inversión de una máquina, por ejemplo una fotocopiadora.
✔️ Sí que se tiene en cuenta los gastos de ponerla en funcionamiento, es decir, las hojas de papel sí que son un gasto operativo.
- Fijos vs Variables
- – Fijos: No cambian factures, lo que factures, como el alquiler, el salario base, la seguridad social… Estos gastos son inamovibles. Cada mes, sin importar las ventas, debes cubrir esa cifra. – Variables: varían en función de tu actividad, como las compras de mercaderías, las horas extras, publicidad…
Te voy a dar unos tipos para lidiar con estos gastos:
* Planifica tus gastos fijos meticulosamente, cada mes los tienes que cubrir para que tu negocio siga en pie.
* Haz un seguimiento de tus gastos variables, que no se disparen y se coman el incremento de facturación. Ajusta estos gastos según tus necesidades reales.
* Encuentra un equilibrio entre los 2 tipos de gastos, los 2 son inevitables y lo ideal es buscar una armonía
- Gastos innecesarios, aquellos que no son esenciales para que tu negocio funcione. Lo deseable sería eliminarlos o reducir estos gastos superfluos para que tu negocio funcione y tenga más recursos disponibles.
Te voy a poner unos ejemplos:
- Publicidad, gastos en marketing que no están bien orientados.
* Son campañas en el que no se ha estudiado correctamente el objetivo que lograr.
* En donde intensivas a tu equipo por conseguir unos objetivos totalmente diferentes a los objetivos que marcas en la campaña.
- Gastos de viaje y dietas descontrolados, sin sentido.
* Hay ciertos gastos que se pueden evitar con una videoconferencia o una llamada.
* En otros momentos lo mejor para el negocio será el desplazamiento.
Analiza en cada momento que es mejor y el retorno de ese gasto. Eso te ayuda a decidir.
- Herramientas tecnológicas innecesarias: no se trata de hacer una colección de todas las herramientas que están de moda, todo lo contrario, tener siempre las necesarias, las que van a aportar a tu negocio, el resto elimínalas.
- Priorización de Gastos: Es muy importante establecer un % de los ingresos a destinar en los gastos, según la etapa de tu negocio y tus objetivos a corto y largo plazo.
Revisa regularmente la estructura de tus gastos, ajusta tus prioridades según las circunstancias de tu negocio y la etapa por la que esté pasando.
- Clasifica tus gastos en:
* Esenciales: son los gastos necesarios para la actividad de tu empresa, los gastos fijos que tienes que cubrir sí o sí.
* Relevantes: Se trata de los gastos relevantes, pero no críticos, tales como marketing y desarrollo de producto…
* Opcionales: son los gastos que pueden recortarse, los innecesarios.
- Establece prioridades en los gastos que te generan un impacto en los ingresos. Por ejemplo, tiene más prioridad los gastos de marketing que en una decoración excesiva de la oficina.
La decoración, la imagen, es importante, no hay que descartarla, sí gastar en exceso en ella.
La estructura de costes te permite tomar decisiones más acertadas. Por ejemplo, si identificas que ciertos costes son demasiado altos, podrías buscar alternativas más eficientes.
Siguiendo con el ejemplo del gasto de la decoración, siempre puedes buscar una alternativa para tener una buena imagen, enfocada a tus objetivos y bien alineada contemplando las alternativas más eficientes, reduciendo ciertos importes y así dotar de más recursos a tu negocio.
- Evalúa el retorno (ROI):
Al analizar el retorno puedes reducir el gasto que tenga un bajo retorno, como por ejemplo un exceso en la compra de material de oficina.
Puedes automatizar procesos con poco valor y así eliminas este tipo de gastos, como por ejemplo:
* Un sistema de envío automático de facturas.
* Envío de presupuestos automáticos a través de un formulario en el que tu cliente introduce los datos básicos.
* Una herramienta que controle el inventario y evite excesos o faltantes.
Mark Zuckerberg, fundador de Facebook dice “Es mejor intentar algo nuevo, ver que no funciona y aprender de eso, que no hacer nada.”
Puede ser que tengas una estructura de gastos diferente a la que se aconseja y que funcione a las mil maravillas, cada negocio y sector son diferentes.
Puedes comparar tu estructura con la que se considera una estructura eficiente y evaluar su impacto.
Conclusión:
✍🏻 Una estructura de gastos bien gestionada puede ayudar a tu negocio a sobrevivir en tiempos difíciles. Al identificar y controlar los gastos superfluos, estarás fortaleciendo la posición financiera de tu empresa y preparándola para enfrentar cualquier desafío que pueda surgir en el futuro.
✍🏻 Recuerda, analizar tu estructura de gastos no es solo una tarea única, sino un proceso continuo que debe formar parte de la gestión de tu negocio. Al hacerlo, estarás sentando las bases para un crecimiento sostenible y una mayor rentabilidad.
✍🏻 Tu sueldo ya se tiene en cuenta en la partida de sueldos y salarios, según la situación de tu negocio puede ser una opción dejar reservas y recursos en él.