Si tienes una empresa a tu cargo es importante conocer de qué se trata el cierre de hoja registral. Muchos empresarios lo desconocen y escuchan por primera vez este término cuando acuden al Registro Mercantil a llevar a cabo un cambio en su sociedad, pero les dicen que no es posible.
Para que esto no te pille desprevenido una asesoría contable en Barcelona como la nuestra te puede ayudar. En este artículo vas a aprender más sobre el cierre de hoja registral para que no te pille desprevenido este problema y, por supuesto, sepas como actuar.
¿Qué significa el cierre de hoja registral en el Registro Mercantil?
El cierre de hoja registral en el Registro Mercantil es una sanción que impide a la empresa llevar a cabo la inscripción de actos dentro del propio Registro Mercantil. Este tipo de sanción puede ser total, en la que no sería posible incorporar ningún acto, o parcial, en donde sí que se podrían grabar algunos cambios.
Otro de los principales problemas que se debe afrontar sobre qué es cierre de hoja registral es que la sociedad se considerará irregular mientras perdure la sanción. Afortunadamente, esto es una situación reversible para la empresa siempre y cuando subsane todas aquellas causas que han provocado el cierre de la hoja registral.
Principales motivos del cierre de hoja registral
Existen diferentes motivos por los cuales se puede producir el cierre de hoja registral, uno mercantil y otro fiscal. Uno de los principales motivos tiene que ver con el incumplimiento del depósito de cuentas anuales. Esto se produce cuando la sociedad no deposita sus cuentas anuales, por ejemplo, el balance o la memoria, en el Registro Mercantil.
El cierre de hoja registral se produce cuando ha transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin que se haya llevado a cabo este depósito de documentos mercantiles. El cierre será parcial, lo que impedirá que se inscriban la gran mayoría de actos de la sociedad, pero sí que se permitiría la inscripción de la dimisión de administradores, así como la disolución.
Otro motivo más severo se produce cuando la sociedad no presenta su declaración del Impuesto de Sociedades durante 3 ejercicios fiscales consecutivos. Para este motivo el cierre será total, por lo que no se podrá llevar a cabo ningún acto de inscripción en el Registro Mercantil sin que haya ninguna excepción.
Consecuencias del cierre de hoja registral para empresas y autónomos
El cierre de hoja registral para empresas y autónomos tiene varias consecuencias negativas, por lo que es algo que se debería evitar. Estas consecuencias afectan principalmente a la capacidad que tiene la empresa para operar, por lo que puede afectar también a su reputación comercial y legal.
La consecuencia más inmediata del cierre de hoja registral es la incapacidad de inscribir la mayoría de actos de la sociedad. Esto es un problema para cualquier empresa, tanto sociedades anónimas o sociedades limitadas. Debido a este bloqueo no podrán llevar a cabo ampliaciones de capital o reducciones, cambiar el domicilio social, modificar los estatutos, fusiones, nombramiento de administradores y demás.
Las consecuencias también serán económicas. El ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) puede llegar a imponer sanciones que oscilan entre los 1.200€ y los 60.000€. De hecho, pueden ser incluso mayores si se tiene en cuenta el total del activo o el importe de las ventas de la empresa. Del mismo modo, la Agencia Tributaria también puede multar por los incumplimientos fiscales por parte de la empresa.
Derivadas de las consecuencias anteriores se produce otro problema, la falta de credibilidad y transparencia por parte de la empresa. Esto es un problema que afecta a la imagen comercial de la empresa, a futuros contratos o licitaciones y también con los clientes y proveedores de la misma. Al pasar a considerarse una sociedad irregular frente a terceros el funcionamiento y régimen que tiene la empresa pasa a ser diferente.
Para terminar, el cierre de hoja registral no tendrá consecuencias para los autónomos que son personas físicas. Esto se debe a que no tienen la obligación de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil ni tienen personalidad jurídica distinta a la del titular requerida en la inscripción registral.
Cómo levantar el cierre de hoja registral paso a paso
Existen dos fórmulas diferentes para levantar el cierre de hoja registral dependiendo del motivo del cierre. Si el motivo del cierre se debe a la baja en el Índice de Entidades el procedimiento será el siguiente:
Lo primero que se tendrá que hacer es presentar las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades de los tres últimos ejercicios omitidos. Además, en el caso de que exista una deuda pendiente con la Administración Pública se tendrá que liquidar.
El siguiente paso será presentar un escrito a la Agencia Estatal de la Administración tributaria solicitando que se produzca de nuevo el alta en el Índice de Entidades. Mediante este escrito será la propia AEAT la que se encargue de notificar al Registro Mercantil la cancelación de la baja dentro del Índice de Entidades para que se proceda con la apertura de la hoja registral debido a este motivo.
En el caso de que el cierre se haya producido debido a la falta de depósito en las cuentas anuales se tendrán que elaborar y depositar las cuentas anuales de los tres ejercicios económicos anteriores como muestra la Resolución de 23 de noviembre de 2016.
Diferencia entre nota simple y nota de cierre registral
Tanto la nota simple como la nota de cierre registral son documentos emitidos por el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad, pero cuentan con funciones y contenidos muy diferentes.
La nota simple es un documento estándar de información, mientras que la nota de cierre registral se trata de una advertencia o sanción inscrita. Mientras que el propósito de la nota simple es informar sobre el estado jurídico general de la empresa, el propósito de la nota de cierre registral es informar que el estado jurídico de la misma está bloqueado.
Como empresa seguro que prefieres recibir una nota simple antes que una nota de cierre registral, ya que como has visto, en el segundo caso el carácter de la misma es completamente negativo.
Cómo evitar el cierre de hoja registral con una buena gestión contable
Una de las claves para evitar el cierre de hoja registral es contar con una buena gestión contable. Llevar una buena contabilidad, además de evitarte estos problemas, también te ayudará a tener una visión mucho más acertada sobre el estado de tu empresa.
La contabilidad no es un mero registro de ingresos y gastos, sino que es un cimiento que sirve para garantizar las obligaciones fiscales y, por supuesto, ofrecer un fiel reflejo del estado de la sociedad. Una buena contabilidad es fundamental en cualquier gestión mercantil que se precie, no solo para evitar sanciones Registro Mercantil, sino también para llevar una mejor cuenta de los trámites mercantiles.
Una de las mejores formas de contar con una buena gestión contable es mediante la externalización. Contratando a una asesoría como la nuestra te liberas de toda la carga fiscal y burocrática que tiene una empresa y, además, también te aseguras de que se cumplen todos los plazos y la normativa aplicable.
Asesoría profesional para resolver un cierre de hoja registral: el apoyo de Assessoria Garvi
Una asesoría profesional como la nuestra te puede ayudar a resolver un cierre de hoja registral, pero también a evitar que esto se produzca.
Lo más importante como empresario es que dediques tu tiempo en aquellas cosas que sabes hacer bien, es decir, la gestión de la empresa. Deja que nuestra asesoría se encargue de la conciliación bancaria mensual y de tu calendario fiscal y mercantil.
Con nosotros de tu lado no tendrás que preocuparte porque haya errores en los extractos bancarios o por la elaboración de las cuentas anuales. Nuestra asesoría, además de todo esto, podrá recomendarte y asesorarte en diferentes aspectos para que puedas tener beneficios fiscales y evites toda clase de problemas.
No solo se trata de elaborar documentos mercantiles, sino también de contar con una buena representación frente a la Administración Pública que pueda defender los intereses de la empresa.
La importancia de cumplir con las obligaciones registrales a tiempo
Cumplir con las obligaciones registrales a tiempo es la mejor forma de evitar sanciones y problemas como el cierre de hoja registral. Contar con los servicios de una buena asesoría es la mejor forma de superar todos estos problemas para evitar inconvenientes en el futuro.
Con una buena asesoría de tu parte ahorrarás dinero, ya que no tendrás que preocuparte por sanciones administrativas ni tampoco por sufrir bloqueos. Además, mantener en buen estado las cuentas de tu empresa es fundamental para conocer mejor el estado de la misma y tomar mejores decisiones gracias a una base mucho más informada.
No repares en gastos a la hora de contar con una buena asesoría ya que es algo de lo que vas a poder beneficiarte como propietario de una empresa.